Yapılan araştırmalar iş hayatında en etkili sonuç alma yönteminin süreçleri en basite indirgeme ile başarılabildiğini göstermektedir. Başarılı liderlerin mesajlarını basit yöntemlerle etkili ve hızlıca aktarabildikleri görülmektedir.

Performans değerlendirme süreçlerini basitleştirip, çalışanlar için kolay anlaşılır hale getirmek sürecin etkinliğini arttırır. Çalışanlara hedeflenen mesajın çok daha etkili ve hızlı şekilde verilebilmesi için yalın, kademeli ve basit bir kurgu tasarlanmalıdır. Anlaması zor,karışık uzun zaman alan ve çok bürokrasi gerektiren bir değerlendirme süreci çalışanlarda hüsran uyandırmakta sürece olan inanç kaybolup, çalışanların gerçek performanslarının kayıt altına alınmasına engel olmaktadır

.

Klasik olarak adlandırabileceğimiz yıllık performans değerlendirme yönteminde tüm yılın değerlendirmesini bir seferde konuşmak ve bunu karşılıklı aktarmak çok fazla işin bir kerede yapılmaya çalışılması anlamına gelmektedir. Tüm yıla yayılmış işler ve davranışların bir görüşmede ele alınıp değerlendirilmesi hem yöneticiler hem de çalışanlar için çok fazla yük getirmekte ve strese sebep olmaktadır. Kendisine bağlı ortalama çalışan sayısı 5 ile 10 arası değişen bir yönetici profili için etkili bir performans değerlendirme ve geri bildirim süreci bu şekliyle verimli olmamaktadır.

Sürekli performans yönetimi, yıl boyunca çalışanların gelişimlerini ve performanslarını arttırmalarını sağlamak amacıyla geliştirilmiş bir yöntemdir. Bu yöntemde düzenli geri bildirim yolu ile gelişim esas alınmıştır.

Şimdi bu yöntemin hangi araçlardan oluştuğunu detaylandıralım.

Dinamik,Kısa Süreli ve İşbirliği ile Oluşturulan Hedefler

Yıllık hedefler yerine pazar koşullarını ve rekabeti öne alan 3-4 aylık hedeflerin kullanılması, bu hedeflerin düzenli takibi ve dönem boyunca geçerliliği ve uygunluğunun takip edilmesi tercih edilir. Hedefler, şirket stratejik hedeflerine bağlı olarak farklı birim ve kişilerin işbirliği ve koordinasyonu ile birim ve kişi seviyesine indirilerek oluşturulmalıdır. Bu noktada OKRs hedef oluşturma metodolojisinin kullanılmasında büyük yarar vardır. 

Yönetici ile Çalışan Arasında 1:1 Toplantılar

Yönetici ve çalışanların aylık olarak (2-4 haftalık periyotlar halinde) bir araya gelip hedef i̇lerleme durumlarını, yapılan işleri, iş arkadaşlarından alınan geri bildirimleri , gelişim noktalarını ve diğer ihtiyaçları gözden geçirmelerini ve karşılıklı geri bildirim ile birbirlerini beslemeleri sağlanır. Toplantılarda yöneticilerin beklentilerini net bir şekilde ortaya koymaları, çalışanın çevresinden gelen geri bildirimler hakkında karşılıklı yardımlaşarak neler yapabileceklerini ortaya koymaları ve çalışanın da bu girdiler ile kendini geliştirmesi beklenmektedir.

Bu görüşmelerde puanlama yapılmaz ve uzun formların doldurulması istenmez. Görüşme ana hatlarıyla kayıt altına alınır ve bir sonraki görüşme için girdi olarak kullanılır. Bu görüşmelerin şıklığı ,kim tarafından organize edileceği kurumdan kuruma, yapılan işin niteliğine ve ihtiyaca göre değişmekte olup, kurum için en ideal olan seçilmelidir.

Tüm Ekipten Alınan Düzenli Geri Bildirimler

Çalışma arkadaşlarından, yöneticilerden alınan/toplanan sürekli geri bildirimler, takdir ve ödüllerin yıl boyunca sürekli hale gelmesi sağlanır.  Buradan alınan verinin 1:1 toplantılarında kullanılması sağlanarak, görüşmelerin zenginleştirilmesi ve farklı bakış açılarının 1:1 toplantılarına dahil edilmesi sağlanır. Sürekli geri bildirimler şirketin kültürüne göre farklı düzenlemeler içerebilir veya hiç kullanılmayabilir.

Diğer Kaynaklardan Alınan Veriler

Müşterilerden anketler aracılığı ile toplanan verilerin yanında, teknolojik sistemlerde toplanan veriler örneğin çağrı merkezleri için kişinin konuşma kalitesi veya problem çözme hızı gibi değerler hem çalışana hem de yöneticiye düzenli olarak görünür hale getirilerek, 1:1 görüşmelerde yönetici ve çalışana gelişim için değerlendirilmesi gereken bir alan olarak sunulur.

Kurum ihtiyaç ve kültürüne bağlı olarak yıl sonu performans değerlendirme süreciyle beraber sürekli performans yönetimi bir arada kullanılabilinir. Örneğin performans değerlendirme puanını prim için bir girdi olarak kullanan kurum, sürekli performans yönetimi ile yıl sonu puanlarının çok daha doğru bir şekilde verilmesini sağlayabilir. Bir çok kurumun bu şekilde yıllık performans değerlendirmeyi muhafaza edip iki yöntemi de beraber kullandıkları görülmektedir.

Bu süreçte yöneticilerin çalışanlara bir nevi koçluk yapması ve çalışanlarını geliştirmeleri beklenmektedir. Bu sebeple süreç boyunca yöneticilerin bu yetkinliği kazanmaları desteklenmeli, geri bildirim, koçluk ve dayanışma ile liderlik yetkinliklerini pekiştirmeleri gerekmektedir. Bu beceriler çalışanlar tarafından düzenli değerlendirmeler ile ölçümlenmeli,  çıktılar yöneticilere gelişimleri için yol göstermelidir.