Peter Drucker tarafından ortaya atılan hedeflerle yönetim (management by objectives) metodolojisi, çalışanlar ve yöneticilerin bir araya gelip hedefleri tanımlayarak bunları nasıl başaracaklarının yol haritasını ortaya koydukları bir süreçtir. OKR bu metodoloji perspektifi içinde en çok öne çıkan uygulama yöntemi olarak yer almaktadır.

Intel tarafından ilk defa hayata geçirilen bu yöntem yönetici ve çalışanların ulaşılabilir hedefler seçerek daha kolay prim almalarını engelleyecek bir süreç olarak kurgulanmıştır. Diğer yandan yöneticilerin çalışanlara sürekli olarak neyi hangi sırada ve nasıl yapacaklarını söyledikleri mikro yönetim tarzının çalışanların işin stratejisi, iyileştirmesi gibi konulara odaklanmamalarına yol açtıkları gözlenmiştir. Ayrıca stratejinin sadece üst yönetim tarafından tartışıldığı çalışanların katkı vermediği bir ortamın uygulamada ciddi zorluklara neden olduğu görülmüştür.

OKR’lar 3 aylık sık aralıklarla birim,takım ve kişisel hedeflerin oluşturulması, bunların şirket hedefleri ile ilişkilendirilerek hizalanması ve önceliklendirilmesi üzerine bina edilmiştir. Şeffalık temeli üzerine kurulan süreç sayesinde, tüm birimlerin,takımların ve kurumun hedeflerini ve projelerini görebilen bir çalışan yapacağı işlerin büyük resimde nereye oturduğunu görür. Bu sayede yapacağı işlerde nelerin kurum için öncelikli olabileceğine karar vererek, odaklanacağı alanları net bir şekilde belirler.  

En tepe seviyede belirlenen OKR’lar kurumlar için kuzey yıldızı gibidirler, geminin hangi yöne gideceğini belirlerler. Bu sayede birimler ve çalışanlar arasında işbirliği ve hizalanma sağlarlar. (Hizalanma farklı birimlerin nasıl işbirliği yapacaklarını planlamalıdır).Kurum ile çalışanlar arasında bir sözleşme niteliği taşırlar,şeffalıkları sayesinde hesap verilebilirliği arttırırlar.

Yararları

• Birimler arası işbirliği ve hizalanma
• Çeviklik
• Açık İletişim
• Çalışan Bağlılığı
• Otonomi ve Hesap verilebilirlik
• Odaklanma ve Disiplin
• Hız

OKR Ana Bileşenleri

Objective ve Key Results kelimelerinin kısaltmasıdır. 3 ana bölümden oluşur.

Objective (Hedef)

Neyin başarılmak istendiğini belirler. Nitelikli ve ilham verici olmalıdır, sayısal bir veri içermemelidir. İnsanları duyduklarında şevklendirmeli ve çoşkulandırmalıdır. Belirli bir zaman dilimi ile kısıtlanmalı, gerçekçi olmalı tanımlanan zaman diliminde bitirilmesi mümkün olmalıdır. Aynı zamanda zor olmalı, onu hayata geçirecek olan takımı teşvik edip motive edebilmelidir.

Bazı örnek OKR’lerı aşağıda sıraladık; 

• Yeni MVP’yi hayat geçirmek
• Eve servis ile çalışanların alışveriş alışkanlığını değiştirmek
• Şehir içi toplu ulaşımı tüm kesimlerin tercih etmesini sağlamak
• Ciroyu uçuşa geçirmek

Key Results (Başarı Kriterleri)

Hedefin hangi sonuçlar alınırsa başarıya ulaşacağını belirten kriterlerdir. Sayısal, ölçülebilir ve takip edilebilir olmaları gerekmektedir.

OKR Örnekleri

Objective : Şehir içi toplu ulaşımı tüm kesimlerin tercih etmesini sağlamak

            KR-1 : A bölgesinde 17:00-20:00 saatlerinde özel araç trafiğini %10 azaltmak

            KR-2 : A bölgesinde 17:00-20:00 saatlerinde metro kullanım oranını %5 arttrmak

Objective : Ciroyu Uçuşa Geçirmek

             KR-1 : Aylık 150.000 TL Ciroya Ulaşmak

             KR-2 : Online Satışları %15 arttırmak

             KR-3: 4 Yeni Mağaza Açmak

Objective : Yeni MVP yi hayat geçirmek

             KR-1 : Producthunt’da haftanın ürünü sıralamasında ilk 5 de olmak

             KR-2 : 1000 kullanım kayıtı almak ve %3 satın alma oranı yakalamak

             KR-3 : Kullanıcıların 300 tanesinin haftada 2 kere uygulamaya giriş yapmalarının sağlanması

Objective : Satış prim sistemini motivasyonu arttıracak şekilde geliştirmek

             KR-1 : Satış ekiplerinde yeni prim sistemi memnuniyetinin %80 olması

             KR-2 : Satış ekiplerinde istekli ayrılma oranın 50% azalması

             KR-3 : Satış gerçekleşmelerinin ilk çeyrekte %5 artması

Initiatives (İş Planı)

Hedeflere ulaşmak için yapılacak olan aktiviteler, projeler veya görevlerdir. Bu görevlerin yerine getirilmesi tek başına başına yeterli değildir. Önemli olan başar kriteri (key results) sonuçlarına ulaşılıp ulaşılamadığıdır.

Objective : Şehir içi toplu ulaşımı tüm kesimlerin tercih etmesini sağlamak

            KR-1 : A bölgesinde 17:00-20:00 saatlerinde özel araç trafiğini %10 azaltmak

            KR-2 : A bölgesinde 17:00-20:00 saatlerinde metro kullanım oranını %5 arttrmak

            KR-3 : A bölgesinde 17:00-20:00 saatlerinde otobüs doluluk oranını %3 azaltmak

                     Initiative-1 : Otobüs bilet fiyatlarını arttıralım

                     Initiative-2 : Metro durak çıkışlarında mahalle ring seferleri

                     Initiative-3 : 1’den fazla yolcu taşıyan binek arabalara 1 şeriti tahsis edelim

OKR Tipleri

4 çeşit OKR mevcuttur.

• Şirket OKR’lari
• Departman OKR’ları
• Takım OKR’ları
• Kişisel OKR’lar

Kurumun büyüklüğüne ve yapısına göre departman veya takım hedeflerinin biri veya her ikisi birden kullanılabilir.

Şirket hedefleri üst yönetim tarafından yıllık planlanmakla birlikte, birim hedefleri çeyreklik olarak planlanır. Şirketin önceliklerine göre her departman veya takımın lideri ekibi ile birlikte OKR’larını tanımlayarak şirket hedeflerine nasıl katkı vereceklerini sunarlar. Departman ve takım seviyesinde OKR’lar belirlenirken birimler içindeki OKR’ların uyumlu olması ve şirket hedeflerine aynı odakta katkıda bulunması gerekir. Farklı birimlerde çelişen hedefler olmaması için hizalanma çalıştayları yapılır.

OKR Hizalanma

OKR’ların en önemli özelliği hizalama ve işbirliği aracı olmasıdır. Hizalama, birimlerin koordineli olarak bir araya gelmelerini, öncelikleri belirlemelerini ve birbirleri ile hedeflere ulaşmak için nasıl çalışacaklarını planlamalarıdır. Hizalama şeffaflık, ortak hedefler ve her seviyeden ortak katılım ile elde edilir.

Şeffaflık

Tüm OKR ve OKR’lara ait sonuçlar kurumdaki her seviyede çalışana açıktır. Bazı hedefler gizli olabilmekle birlikte hedeflerin çoğunluğunun şeffaf olması beklenir. Bu sayede kendi hedefleri ile diğer takım hedeflerinin hizalanmadığını gören takımlar bir araya gelerek ileride oluşabilecek kargaşayı önlerler.

Ortak Hedefler

Birimler arası işbirliğini sağlamak ve ortak hareket kabiliyeti için bir hedefin birden fazla birim ile paylaşılması sağlanır. Her ekip hedef ile alakalı kendi üzerine düşen planlamayı koordineli bir şekilde diğer ekiple beraber yaparlar.

Ortak Katılım

Sadece yukarıdan aşağıya değil aynı zamanda aşağıdan yukarıya hatta yataydan herkes katkı sunabilir. Aşağıdan yukarıya verilen katkı durumunda her ekip üst seviye şirket hedeflerine nasıl ve ne şekilde  katkıda bulanacaklarına kendileri karar verirler. Yukarıdan aşağıya yapılan OKR planlamasına göre çalışan bağlılığı bu yöntem ile daha yukarı çekilebilir. İdeal durumda ise bu planlama aynı anda hem aşağıdan yukarı hem de yukarıdan aşağı işbirliği ve koordinasyon ile karşılıklı uzlaşılarak yapılır. Uzlaşı sağlandığı durumda tüm ekip yönünü aynı yere çevirecektir.

OKR Sıklığı

Oturmuş OKR süreçlerinde hedeflerin stratejik ve taktiksel olarak ikiye ayrıldığı görülmektedir. Şirket hedeflerininin stratejik ve daha uzun vadeli (1 yıllık) olması, takımların veya birimlerin ise kısa dönemli taktiksel hedeflerinin olması başarılı uygulamalarda gözlemlenmektedir. Örneğin “Kuzey Afrika bölgesini domine etmek” uzun dönemli bir stratejik hedef olup, ona bağlı olarak 3 aylık dönemlerde oluşturulacak şirket veya takım hedefleri taktiksel hedefler olacaktır.

Yıllık veya Uzun Dönemli Stratejik Şİrket Hedefleri

• LC Waikiki olarak Kuzey Afrika bölgesini domine etmek
• Venus z30 modelini sınıfının en performanslı ürünü olarak piyasaya sunmak
• Arçelik/Beko beyaz eşya ailesinden en az bir ürünün her 4 aileden 3 ünün evinde yer almasını sağlamak

Kısa dönemlik çeyreklik şirket hedefleri

• Yüz tanıma özelliğinin kusursuz çalışması → Venus z30
• Doğu anadoluda Erzurum,Van,Erzincan daki bayii ağınının güçlendirilmesi → Arçelik Beko
• Tunus da 1 yeni mağazanın açılması → LC Waikii

Tüm birim ve takımlar uzun dönemli stratejik hedefler çercevesinde oluşturulmuş çeyreklik hedeflere odaklanacak ve bunların gerçekleşmelerine yönelik olarak kendi hedeflerini belirleyeceklerdir. Uzun dönemli yıllık hedefe ulaşmak için her çeyrekte nelere odaklanılacağı belirlenerek tüm ekibin hizalanması sağlancaktır. 

OKR CheckIns

OKR sürecini uygulayacak kurumların hedefler üzerinden bir çalışma kültürü oluşturması beklenmektedir. Bu sebeple hedeflerin ve başarı kriterlerinin gidişatları düzenli olarak sahipleri tarafından güncellenmelidir.  Ekipler düzenli  olarak hedeflerin, başarı kriterlerinin ve/veya iş planlarının üzerinden geçmeli, hedeflerin gerçekleşme riskini ve ne durumda olduklarını raporlamalıdırlar. Bu toplantılar sonucu gerekli görüldüğü takdirde iş planlarında değişikler yapılmalı ve aksiyonlar planlanmalıdır.

İndirmek için OKR Feedback4E – Sunum